JUASの調査によると、システム導入プロジェクトの7割がQCDの観点で失敗しています。また、同調査によるとシステム発注側であるユーザ企業が関わる部分に原因があったと捉えている企業が多いようです(参考:企業IT動向調査2017[JUAS])。

本コラムではシステム導入を成功させる為に、ユーザ企業が陥りやすい落とし穴を順次紹介します。今回は落とし穴その1「遅れがちなユーザ活動」について解説します。

落とし穴事例

  • システム導入に伴い、複数部門間での業務を見直す必要があったが、担当者が多忙で話し合いが進まず、十分な検討ができない状態で新システムが稼働した。稼働後、実務との不整合に現場が混乱してしまった。
  • 導入準備が遅れた為、可能な範囲から複数のサブシステムに分けて除々に段階リリースする様方針を変えたが、全てのシステムが稼働する頃には外部環境が変化し、システム自体が陳腐化してしまった。
  • システム利用者向けの教育が不十分だったため、システム導入当初はオペレーションを理解していないユーザーが大半であり、多くの問い合わせ対応に追われ、想定外のコストがかかった。

原因の深堀り

上記の事例は、いずれもシステム発注側であるユーザ企業の活動が遅れたことに起因します。
ユーザ活動の遅れについて原因を深堀りすると、下記2点があげられます。

  • 担当者が多忙

    教科書的には「システム導入プロジェクトでは初期段階から業務を熟知した人間(=利用部門の担当者)をアサインし、発注側が主導して要件定義を行う」と謳われていることが多いですが、現実はどうでしょうか。
    ユーザ企業側のプロジェクト担当者は専任ではなく、日常業務も兼務していることが多いのではないでしょうか。アサインはされたし、システム導入プロジェクトは大事だと分かっているものの、時間は限られている担当者。
    担当者としては日々の日常業務に重点を置いてしまうでしょう。
    その結果、ユーザ活動の遅れが発生します。

  • 多岐にわたるユーザ活動

    システム導入プロジェクトにおいて、ユーザ企業が実施すべきと教科書的に謳われている作業は、システムの機能決定の他、業務設計、社内外の関係各所との調整、オペレーションマニュアルの作成等、想像以上に多岐にわたります(参考:共通フレームワーク2013[IPA])。システムの専門家でないユーザ企業が、それら作業を予め洗い出して、ボリュームを考慮してリソースを確保するのは実質困難だと考えています。
    また、システム構築側(SIベンダー)が作成するWBSは、”SIベンダーがプロジェクトを進める上で必要なタスクとスケジュール”であって、ユーザ企業が対応すべき全作業が網羅されていないことが一般的です。その為、”SIベンダーが作成したWBSに載っている作業だけを対応する”スタンスだと作業モレが発生し、その結果、ユーザ活動の遅れが発生します。

次回コラムでは落とし穴その2「膨らむ要件」について解説します。

 

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